Hinweise zur Erstattung

Wenn der DAAD Reise-, Übernachtungs- und sonstige Kosten erstattet, stammen diese aus staatlichen Mitteln der Bundesrepublik Deutschland. Daher müssen die Verfahren im Zusammenhang mit der Erstattung den Vorschriften des DAADs entsprechen und die drei Schritte „Buchung und Organisation“, „Kauf“ und „Inanspruchnahme“ müssen für Außenstehende eindeutig nachvollziehbar sein.

Für die Abrechnungsverfahren beim DAAD müssen grundsätzlich Unterlagen zu den folgenden drei Punkten eingereicht werden:
• Nachweise, aus denen hervorgeht, dass der Preis im Voraus überprüft wurde
(z. B. Kostenvoranschläge oder Preisangaben auf Websites)
• Nachweise, die die Zahlung bestätigen (z. B. Quittungen
oder Belege)
• Nachweise, die die Inanspruchnahme der Dienstleistung bestätigen (z. B. Originalfahrkarten)

Sollten die oben genannten Unterlagen nicht vollständig vorliegen, kann eine Erstattung leider nicht erfolgen und bereits ausgezahlte Beträge müssen gegebenenfalls zurückgezahlt werden.

Die Erstattung erfolgt entweder durch
Regelfall: Überweisung auf ein japanisches Bankkonto
Oder duch
Ausnahmefall: Barauszahlung am Veranstaltungsort (die erforderlichen Unterlagen sind nach Ende der Veranstaltung per Post einzuschicken)

Sollten Sie eine Erstattung vom DAAD für mehrere Ausgaben erhalten, beispielsweise für sowohl Fahrtkosten als auch Übernachtungskosten, wäre es sehr hilfreich, wenn Sie diese in einer Tabelle zusammenfassen könnten.
Nutzen Sie dafür gerne die vom DAAD-Tokyo bereitgestellte (deutschsprachige) Vorlage, die Sie im Folgenden herunterladen können.
Download der Excel-Datei

Für Fahrten mit einem Shinkansen beziehungsweise einem Expresszug gibt es in der Regel zwei Fahrkarten, die zusammen verwendet werden: Eine „normale“ Fahrkarte für die Distanz der Strecke sowie eine Fahrkarte für den Expresszuschlag (für die Nutzung des Shinkansen oder Expresszugs). Der DAAD übernimmt die Fahrkosten für beide Fahrkarten, sowohl für nicht-reservierte als auch reservierte Sitzplätze. Die Nutzung von höheren Sitzplatzklassen wie dem Green Car oder der Gran Class wird allerdings nicht erstattet.

Für die Erstattung von JR- und Shinkansen-Fahrkosten sind konkret folgende Originaldokumente erforderlich:

Bei der Online-Buchung:
• die Buchungsbestätigungs-E-Mail von JR
• die Kaufbestätigungs-E-Mail von JR
• beide Fahrkarten (sowohl die Karte für die Strecke als auch die Karte für den Express-Zuschlag)

Bei Kauf am Bahnhof:
• die Quittung sowie, bei Zahlung mit Kreditkarte, den Kreditkartenbeleg
(Die Quittung muss auf Ihren Namen ausgestellt sein; ist als Empfänger der DAAD angegeben, kann die Erstattung nicht bearbeitet werden.)
• Fahrkarten (sowohl Express- als auch Fahrkarten)

Bei IC-Karten wie beispielsweise der Suica:
• Der Nutzungsnachweis
Informationen zum Ausdrucken des Nutzungsnachweises finden Sie hier:
https://www.jreast.co.jp/suica/ic/use/record/index.html/

Leider kommt es immer wieder vor, dass Geförderte ihre Fahrkarten am Zielbahnhof in die Ticketschranke geben. Da die Fahrkarten beim Passieren der Ticketschranke einbehalten werden, sollten Sie sich beim Verlassen des Bahnhofs stattdessen an das Bahnpersonal wenden (in der Regel gibt es rechts oder links von den Ticketschranken einen Schalter) und darum bitten, dass Ihre Fahrkarte abgestempelt wird. So können Sie das benötigte Original mitnehmen und dieses anschließend beim DAAD einreichen.

Wir empfehlen Ihnen außerdem, beim Kauf der Fahrkarten vorsichtshalber eine Kopie, ein Foto oder einen Scan der Karten anzufertigen. Sollten Sie weder das Original noch solche alternativen Unterlagen vorweisen können, müssen Sie dem DAAD zusätzlich ein Erklärungsschreiben in deutscher Sprache vorlegen.

Falls Sie Ihre Erstattung bereits bar am Veranstaltungsort erhalten, schicken Sie die Rückfahrkarten bitte im Original unverzüglich nach Beendigung Ihrer Rückreise per Post an die verantwortliche Person beim DAAD-Tokyo. Wir bitten Sie darum, dies zeitnah zu erledigen, da die DAAD-internen Prozesse unmittelbar nach der Vorauszahlung erledigt werden müssen.

Der DAAD übernimmt lediglich die Kosten für die Economy Class. Die Nutzung höherer Sitzplatzklassen wie der First Class, der Business Class oder auch der Premium Economy Class wird nicht erstattet.

Für die Erstattung von Flugkosten sind folgende Originaldokumente erforderlich:
• Die Buchungsbestätigung per E-Mail von der Fluggesellschaft
• Die Kaufbestätigung per E-Mail von der Fluggesellschaft
oder
die Quittung sowie, bei Zahlung per Kreditkarte, der Kreditkartenbeleg
(Die Quittung muss auf Ihren Namen ausgestellt sein; ist als Empfänger der
DAAD angegeben, kann die Erstattung nicht bearbeitet werden.)
• Die Bordkarte

Sollten Sie die Original-Bordkarte verlieren, müssen Sie dem DAAD zusätzlich ein Erklärungsschreiben in deutscher Sprache vorlegen.
Wir empfehlen Ihnen daher, vorsichtshalber ein Foto Ihrer Bordkarte mit Ihrem Smartphone zu machen und dieses als Nachweis aufzubewahren.

Falls Sie Ihre Erstattung bereits bar am Veranstaltungsort erhalten, schicken Sie alle erforderlichen Dokumente bitte im Original unverzüglich nach Beendigung Ihrer Rückreise per Post an die verantwortliche Person beim DAAD-Tokyo. Wir bitten Sie darum, dies zeitnah zu erledigen, da die DAAD-internen Prozesse unmittelbar nach der Vorauszahlung erledigt werden müssen.

Der DAAD übernimmt die Übernachtungskosten entsprechend der Anzahl der Personen (z. B. die Unterbringung einer Person in einem Einzelzimmer). Generell sollten die Kosten pro Person für ein Zimmer pro Nacht höchstens 15.000 Yen betragen.

Bei der Erstattung von Übernachtungskosten sind folgende Originaldokumente erforderlich:

Bei Bezahlung bei der Onlinebuchung:
• Eine Buchungsbestätigung (per E-Mail) der Unterkunft oder der Buchungsplattform
• Eine Kaufbestätigung (per E-Mail) der Unterkunft oder der Buchungsplattform
• Nachweis der Übernachtung
(Dafür müssen Sie an der Hotelrezeption um eine sogenannte
Übernachtungsbescheinigung („shukuhaku shomei-sho“ / 「宿泊証明書」)
bitten.)

Bei Bezahlung in der Unterkunft:
• Eine Buchungsbestätigung (per E-Mail) der Unterkunft oder der Buchungsplattform
• Eine Quittung sowie, bei Zahlung per Kreditkarte, den Kreditkartenbeleg
(Die Quittung muss auf Ihren Namen ausgestellt sein; ist als Empfänger der DAAD angegeben, kann die Erstattung nicht bearbeitet werden.
• Nachweis der Übernachtung
(Dafür müssen Sie an der Hotelrezeption um eine sogenannte Übernachtungsbescheinigung („shukuhaku shomei-sho“ / 「宿泊証明書」) bitten.

Falls Sie Ihre Erstattung bereits bar am Veranstaltungsort erhalten, schicken Sie die erforderlichen Unterlagen (Quittungen und Übernachtungsbescheinigungen) bitte unmittelbar nach Beendigung Ihrer Rückreise per Post an die verantwortliche Person beim DAAD-Tokyo. Wir bitten Sie darum, dies zeitnah zu erledigen, da die DAAD-internen Prozesse unmittelbar nach der Vorauszahlung erledigt werden müssen.

Diese Kategorie ist ausschließlich für Geförderte des „Sprache und Praxis in Japan“-Programms relevant, da die Nutzung von Mietwagen hier zur Unterstützung des für die Durchführung des Praktikums erforderlichen Umzugs gedacht ist. Die Nutzung von Mietwagen einer gehobenen Klasse (z.B. von bekanntlich vergleichsweise teureren Automarken) wird vom DAAD nicht erstattet.

Bei der Erstattung von Mietwagenkosten sind folgende Originaldokumente erforderlich:

Bei Bezahlung bei der Online-Buchung:
• Die Buchungsbestätigung (per E-Mail) der Autovermietung
oder
Die Buchungsbestätigung (per E-Mail) der Autovermietungdie Preisliste auf der Website des Mietwagenunternehmens
oder
eine Kopie der Preisliste, falls Sie die Preise vor Ort überprüft haben (ein mit dem Smartphone aufgenommenes Foto ist beispielsweise ausreichend)
• Die Zahlungsbestätigung (per E-Mail) der Autovermietung
• Einen Nachweis der Nutzung (z.B. der Mietvertrag)

Bei Bezahlung vor Ort:
• Die Reservierungsbestätigung (per E-Mail) des Mietwagenunternehmens
oder
die Preisliste auf der Website des Mietwagenunternehmens
oder
eine Kopie der Preisliste, falls Sie die Preise vor Ort überprüft haben (ein mit dem Smartphone aufgenommenes Foto ist beispielsweise ausreichend)
• die Quittung sowie, im Fall einer Kreditkartenzahlung, ein Kreditkartenbeleg
(Die Quittung muss auf Ihren Namen ausgestellt sein; ist als Empfänger der DAAD angegeben, kann die Erstattung nicht bearbeitet werden.)
• Einen Nachweis der Nutzung (z.B. der Mietvertrag)

Bitte reichen Sie bei Fahrten auf der Autobahn außerdem entsprechende Nachweise ein, aus denen dies hervorgeht, wie beispielsweise eine Fahrtenbescheinigung.

Falls Sie Ihre Erstattung bereits bar am Veranstaltungsort erhalten, schicken Sie bitte alle relevanten Unterlagen unmittelbar nach Beendigung Ihrer Rückreise per Post an die zuständige Person beim DAAD Tokyo. Grundsätzlich bitten wir darum, alle Unterlagen im Original einzureichen.
Wir bitten Sie darum, uns die Unterlagen zeitnah zukommen zu lassen, da die DAAD-internen Prozesse unmittelbar nach der Vorauszahlung erledigt werden müssen.

DAADより交通費や宿泊費などを立替する場合、それらは、ドイツ連邦政府から拠出された資金によるものです。従って、立て替えに係る手続きは、DAADの規定に則り、第三者から見ても、「予約・手配」、「購入」、「利用」の3つのステップが明確にわかることが必要です。

DAADでの精算手続きの大きな原則として、以下の三点に関する書類提出が必要となります。
a) 事前に値段を確認したことがわかるもの（見積りやWebサイト上の価格情報など）
b) 支払ったことを確認できるもの（領収書やレシートなど）
c) そのサービスを利用したことが確認できるもの（乗車券原本など）

上記が十分揃っていない場合、あいにく立替が出来ないか、あるいは一度お渡しした金額をお返し頂くこととなります。

立替の方法は、
原則：日本国内の銀行口座に振り込む
例外：イベント会場にて現金でお渡しする（イベント終了後に追加の必要書類を郵送して頂く）
となります。

もし、交通費と宿泊費両方など、複数の項目に渡ってDAADから立替を受ける場合は、その一覧を表にまとめて頂けますと大変助かります。
以下より、DAAD東京事務所でご用意しているひな形（ドイツ語）をダウンロードして頂けますので、是非ご活用ください。
Excelのダウンロード

DAADは新幹線や特急列車の、自由席または指定席の特急料金、および運賃のみを立替致します。グリーン車やグランクラス等の上級クラスのご利用は固くお断り致します。

JR在来線および新幹線の立替の場合、具体的には以下の原本が必要となります。
a) （インターネット上で予約した場合は）JRからの予約確認メール
b) （インターネット上で購入した場合は）JRからの購入確認メール
（駅で購入した場合は）領収書、および、クレジットカードで支払った場合はクレジットカード利用票
※領収書の宛先はご自身のお名前にして下さい。宛名が「DAAD」の場合は、立替手続きが成立しなくなってしまいます。
c) 切符（特急券・乗車券共に）
（SuicaなどICカードの場合は）利用履歴記録
利用履歴の印字方法はこちらよりご覧頂けます：
https://www.jreast.co.jp/suica/ic/use/record/index.html/

あいにく、到着駅にて切符を自動改札機に通してしまい、手元に切符原本が残らないというケースが後を絶ちません。
自動改札を通ってしまいますと切符は回収されてしまいますので、自動改札ではなく、有人改札にて駅係員の方へ「切符が必要ですのでハンコを押してください」と仰って頂き、切符原本をお持ち帰りください。そして、そちらの切符原本をDAADにご提出ください。

また、切符ご購入時に、念のためコピー・写真・スキャンなどを残しておくことを推奨します。もし、このような書類もなく、かつ、切符原本を紛失されてしまった場合、ドイツ語による事由説明書を別途DAADにご提出頂くことになってしまいます。

イベント会場で立替として現金をお渡ししている場合、復路の切符原本は、復路が終了次第すぐにDAAD東京事務所の担当者にご郵送頂きますようお願い致します。所内での手続きを立替後すぐに行わなければならないため、この点のご協力をお願い致します。

DAADはエコノミークラス（普通席）の費用のみを立替致します。ファーストクラスやビジネスクラス、プレミアムエコノミークラスといった上級クラスのご利用は固くお断り致します。

飛行機の立替の場合、具体的には以下の原本が必要となります。
a) 航空会社からの予約確認メール
b) 航空会社からの購入確認メール
または、
領収書、および、クレジットカードで支払った場合はクレジットカード利用票
※領収書の宛先はご自身のお名前にして下さい。宛名が「DAAD」の場合は、立替手続きが成立しなくなってしまいます。
c) 搭乗券

あいにく、搭乗券を紛失してしまう例が何度も発生しています。そのことから念のため、搭乗券をスマートフォンなどで撮影し、記録を残しておくことを推奨します。もし、搭乗券原本を紛失されてしまった場合、ドイツ語による理由書を別途DAADにご提出頂くことになってしまいます。

イベント会場で立替として現金をお渡ししている場合、復路の搭乗券原本は、復路が終了次第すぐにDAAD東京事務所の担当者にご郵送頂きますようお願い致します。所内での手続きを立替後すぐに行わなければならないため、この点のご協力をお願い致します。

DAADは宿泊人数に応じた宿泊費用（例：1名がシングルルームに宿泊）を立替致します。上級クラスのお部屋のご利用は固くお断り致します。また、1泊当たりの費用は高くとも15,000円程度に収まるようにして下さい。

宿泊費用の立替の場合、具体的には以下の原本が必要となります。
a) 宿泊施設または、宿泊予約サイトからの予約確認メール
b) （インターネット上で購入した場合は）宿泊施設または、宿泊予約サイトからの購入確認メール
（宿泊施設で直接支払った場合は）領収書、および、クレジットカードで支払った場合はクレジットカード利用票
※領収書の宛先はご自身のお名前にして下さい。宛名が「DAAD」の場合は、立替手続きが成立しなくなってしまいます。
c) 宿泊を証明できるもの
※ホテルのフロントにて「宿泊証明書を発行して下さい」と仰って頂ければ、該当する書類を発行して頂けます。

イベント会場で立替として現金をお渡ししている場合、当該宿泊が終了次第すぐにDAAD東京事務所の担当者へ必要書類（領収書や宿泊証明書）をご郵送頂きますようお願い致します。所内での手続きを立替後すぐに行わなければならないため、この点のご協力をお願い致します。

上級カテゴリーのレンタカーのご利用は固くお断り致します。
※レンタカー利用は、ドイツ人向け奨学金プログラムSprache und Praxis in Japan奨学生のインターンシップ実施に係る引っ越しのサポートの際に適用されるものです。

レンタカー費用の立替の場合、具体的には以下の原本が必要となります。
a) レンタカー会社からの予約確認メール
または、
レンタカー会社Webサイトでの料金表
または、
現地で料金を確認した場合は料金表の写し（スマートフォンなどによる写真でも十分です）
b) （インターネット上で購入した場合は）レンタカー会社からの購入確認メール
（現地で直接支払った場合は）領収書、および、クレジットカードで支払った場合はクレジットカード利用票
※領収書の宛先はご自身のお名前にして下さい。宛名が「DAAD」の場合は、立替手続きが成立しなくなってしまいます。
c) 利用を証明できるもの（例: 貸渡証）

その他、高速道路を利用した際は、利用証明書など、利用が明らかになるものも合わせてご提出ください。

イベント会場で立替として現金をお渡ししている場合、復路に関する書類の原本は、復路が終了次第すぐにDAAD東京事務所の担当者にご郵送頂きますようお願い致します。所内での手続きを立替後すぐに行わなければならないため、この点のご協力をお願い致します。（基本的には、関係する書類の全ての原本をDAAD東京事務所にご提出頂ければ幸いです。）