Hinweise zur Änderung des Visumsstatus für Geförderte im SP42-Jahrgang

• 15.04.2026 (Mittwoch): Entscheidung über Ihren Praktikumsplatz
• 01.05.2026 (Freitag): Abgabe Ihres Praktikumsvertrages bzw. Ihrer Praktikumsbestätigung an die DAAD-Außenstelle Tokyo
  *Bitte lassen Sie mir vor offiziellem Vertragsabschluss zwischen Ihnen und dem Praktikumsunternehmen einen Entwurf des Vertrages zukommen. Sollte der Inhalt des Vertrages nicht den Anforderungen des DAAD entsprechen, muss der Vertrag vor Abschluss noch einmal überarbeitet werden.
• 07.05.2026 (Donnerstag): Antrag zur Änderung Ihres Visumsstatus beim Tokyo Regional Immigration Services Bureau

Für das Praktikum, das Sie von Juli bis Dezember absolvieren werden, sind im Hinblick auf die Anforderungen des DAAD und auch der Visabestimmungen des Cultural Activities Visa (文化活動ビザ:ぶんかかつどう) die folgenden Punkte zu berücksichtigen.

• Arbeitszeit: Vollzeit
• Praktikumsdauer: vom 01.07.2026 bis 31.12.2026
  *Der Praktikumsvertrag muss zum 01.07.2026 beginnen und das Vertragsende sollte der 31.12.2026 sein.
• Tätigkeiten des Praktikums: Die Tätigkeiten sollten einen engen Bezug zu Ihrem Studienfach haben.
• Urlaub: bis zu 10 Tage
• Entlohnung: Das Praktikum sollte unbezahlt sein und muss im Antragsformular des Visums entsprechend angegeben werden. Eine Aufwandsentschädigung für Fahrtkosten o.Ä. sollte möglichst nicht zu hoch sein und einen Höchstbetrag von etwa 40.000 Yen nicht überschreiten.
  Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass das Stipendium, das die Stipendiatinnen und Stipendiaten des SP-Japan-Programms erhalten, in japanische Yen umgerechnet bereits eine beträchtliche Summe darstellt. Daher könnte finanzielle Unterstützung durch das Praktikumsunternehmen – selbst wenn sie 40.000 JPY pro Monat nicht überschreitet – als Vergütung gewertet werden, es sei denn, sie wird klar und nachvollziehbar als Kostenerstattung, z.B. für Fahrtkosten oder Mietzuschüsse ausgewiesen.
  Fehlt eine solche Begründung und wird die Unterstützung lediglich als “finanzielle Hilfe in Höhe von 40.000 JPY pro Monat” deklariert, besteht das Risiko, dass der Antrag auf ein Cultural Activities Visa von den Beamtinnen und Beamten des Tokyo Regional Immigration Services Bureau abgelehnt wird.

Regelung zum Cultural Activities Visa
Das Cultural Activities Visa ist in der japanischen Originaldefinition wie folgt beschrieben:
„収入を伴わない学術上若しくは芸術上の活動又は我が国特有の文化若しくは技芸について専門的な研究を行い若しくは専門家の指導を受けてこれを修得する活動“
(Quelle: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/culturalactivities.html)

Häufig gibt es die Annahme, dass das Cultural Activities Visa ausschließlich für traditionelle japanische Kulturaktivitäten wie Ikebana oder Shodō gilt. Dies ist jedoch nicht der Fall. Für die Stipendiatinnen und Stipendiaten des SP-Japan-Programms ist insbesondere der Teil „収入を伴わない学術上の活動“ („akademische Tätigkeiten ohne Einkommen“) relevant. Das bedeutet, dass das Cultural Activities Visa auch akademische Tätigkeiten umfasst, sofern diese nicht mit einem Einkommen verbunden sind.

Die Praktika im Rahmen des SP-Japan-Programms sind Teil des DAAD-Stipendienprogramms und verfolgen eindeutig einen akademischen Zweck. Daher hat die japanische Immigrationsbehörde bislang die Erteilung des Cultural Activities Visa für solche Praktika genehmigt.

Dennoch gibt es häufig Anfragen von Unternehmen, die Praktikumsplätze anbieten. Ingenieurfirmen beispielsweise äußern Bedenken, da ihre Tätigkeiten nicht als „kulturelle Aktivitäten“ im Sinne von Kalligrafie oder Ikebana gelten. Diese Interpretation greift jedoch zu kurz. Entscheidend für die Visumserteilung ist nicht die wörtliche Bedeutung von “Cultural Activities”, sondern ob das Praktikum einen akademischen Zweck verfolgt.

Beim Zusammenstellen der notwendigen Unterlagen für Ihren Antrag auf Visumsstatusänderung müssen Sie Ihr Praktikumsunternehmen um die folgenden drei Dokumente bitten.

1. Praktikumsnachweis
Laut Auskunft des Tokyo Regional Immigration Services Bureau wird ein Nachweis gefordert, der die folgenden Punkte enthält.

• Dauer Ihres Praktikums
• Detaillierte Informationen zum Inhalt Ihres Praktikums: z. B. bereits geplante, konkrete Aufgaben
• Betrag des finanziellen Zuschusses, den Sie von Ihrem Praktikumsunternehmen erhalten (sofern relevant)

Die Art des Zuschusses sollte im Dokument klar benannt werden. Falls bspw. Ihre Fahrtkosten vom Praktikumsgeber gedeckt werden, sollte dies im Praktikumsnachweis wie folgt erwähnt werden: „Die Fahrtkosten werden bis zu einem Höchstbetrag von XXX Yen pro Monat bezahlt.“
Wenn die drei oben genannten Punkte bereits im Praktikumsvertrag enthalten sind, können Sie auch den Vertrag als Nachweis verwenden. Falls der Vertrag nicht auf Japanisch verfasst ist, müssen die obengenannten Passagen durch die Firmen ins Japanische übersetzt werden. Zu Ihrer Information und damit Sie Ihrem Praktikumsgeber den Inhalt einfacher erklären können, finden Sie hier (「研修受入承諾書 フォーマット例（けんしゅう うけいれ しょうだくしょ フォーマットれい）(Word)」und 「研修受入承諾書 記載例（けんしゅう うけいれ しょうだくしょ きさいれい）(PDF)」) ein Beispiel des Nachweises auf Japanisch.

Zusätzlich zu den oben genannten Erläuterungen zum finanziellen Zuschuss scheint auch die Beschreibung der Aufgabeninhalte Ihres Praktikums einen entscheidenden Einfluss auf die Entscheidung des Immigration Services Bureau über Ihren Antrag auf Visumsstatusänderung zu haben.
Ein erster wichtiger Punkt ist, dass es sich beim Praktikum um eine inhaltlich begründete Lern- oder Qualifizierungsmaßnahme handeln muss. Praktika, deren Aufgaben eher wie ein „Minijob“ wirken – z. B. das Entgegennehmen von Telefonanrufen, die Mithilfe bei Veranstaltungen oder das bloße Einpflegen von Daten in eine Datenbank – können unter Umständen abgelehnt werden.
Ein zweiter zentraler Punkt ist, dass die Inhalte des Praktikums in engem Zusammenhang mit Ihrem akademischen Hintergrund stehen müssen. Anders ausgedrückt: Eine Stipendiatin oder ein Stipendiat hat bisher im Fachgebiet XX studiert und führt nun ein Praktikum durch, das in direktem Zusammenhang mit diesem Fachgebiet steht. Durch die sechsmonatige praktische Tätigkeit im Rahmen des Praktikums kann die betreffende Person ihre Kenntnisse im Fachgebiet XX weiter vertiefen. Da das Cultural Activities Visa für akademische Tätigkeiten vorgesehen ist, muss für die zuständige Beamtin bzw. den zuständigen Beamten, die bzw. der Ihren Antrag prüft, klar nachvollziehbar sein, dass es sich bei Ihrem Praktikum um eine solche akademische Tätigkeit handelt.
Unter Berücksichtigung dieser Aspekte wurde die vom DAAD Tokyo für Praktikumsunternehmen bereitgestellte Vorlage auf Japanisch erstellt und enthält entsprechende Erläuterungen sowie Formulierungsbeispiele.

2. Antragsformular zur Visumsstatusänderung „在留資格変更許可申請書：ざいりゅうしかく へんこう きょかしんせいしょ“
Das aktuelle Formular (im Excel-Format) kann unter dem folgenden Link der Immigrationsbehörde (https://www.moj.go.jp/isa/content/930004071.xlsx) heruntergeladen werden.
Den obenstehenden Link finden Sie auch hier, da Sie Ihr Visum von einem Student Visa (留学ビザ：りゅうがくビザ) in ein Cultural Activities Visa (文化活動ビザ) ändern müssen.

Im Excel-Format gibt es mehrere Seiten; einige für den Antragstellenden（申請人：しんせいにん） und eines für die Organisation（所属機関：しょぞくきかん）. In diesem Fall sind Sie 申請人 und Ihr Praktikumsunternehmen 所属機関. Daher ist es unbedingt erforderlich, dass die Ansprechpartnerinnen oder Ansprechpartner Ihres Praktikumsunternehmens auf der Seite „所属機関用1J“ die erforderlichen Informationen eintragen.
Im PDF „在留資格変更許可申請書 参考資料：ざいりゅうしかくへんこうきょかしんせいしょ さんこうしりょう” finden Sie Hinweise zum Ausfüllen dieses Formulars. Diese können Sie Ihrem Praktikumsgeber zur Veranschaulichung weiterleiten. Ein vorausgefülltes Antragsformular (als Beispiel) finden Sie auch hier „Beispiel für das Antragsformular zur Visumsstatusänderung (Excel)“. Bitte passen Sie den Inhalt Ihrer Situation entsprechend an.

3. Vorstellung der Firma
Sie sollten neben dem obengenannten Nachweis auch Materialien einreichen, die das Unternehmen vorstellen, z.B. eine Unternehmensbroschüre oder einen Ausdruck der Website, etc. – möglichst auf Japanisch, damit die zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter des Tokyo Regional Immigration Services Bureau das Geschäftsmodell Ihres Praktikumsgebers nachvollziehen können.

Um Ihnen die Erklärung an Ihren Praktikumsgeber zu erleichtern, können Sie das folgende Anschreiben „研修受け入れのお願い：けんしゅう うけいれの おねがい(PDF)“ verwenden, welches auf Japanisch verfasst ist und alle relevanten Informationen zusammenfasst. Dieses Dokument wird Ihnen hoffentlich als nützliche Ressource dienen, wenn Sie Ihren Praktikumsgeber um die Erstellung Ihrer Dokumente bitten.

Damit Sie Ihr Praktikum im Juli 2026 pünktlich beginnen können, müssen Sie Ihr Visum von „Student (留学：りゅうがく)” auf „Cultural Activity (文化活動：ぶんかかつどう)” ändern. Dazu müssen Sie persönlich zum Tokyo Regional Immigration Services Bureau (東京出入国在留管理局：とうきょう しゅつにゅうこく ざいりゅう かんりきょく) gehen, und Ihre Antragsunterlagen einreichen.

Die Anfahrtsbeschreibung zum Tokyo Regional Immigration Services Bureau können Sie dem folgenden Link entnehmen. Vom Shinagawa-Bahnhof fährt auch ein Bus, der direkt vor dem Gebäude der Immigrationsbehörde hält.

Adresse: 東京都港区港南5-5-30

Die Öffnungszeiten sind Montag bis Freitag von 09:00 bis 16:00 Uhr (außer an Feiertagen). Falls Sie sich im Voraus über eventuelle Änderungen informieren möchten, können Sie die folgende Telefonnummer kontaktieren: 0570-034259 oder 03-5796-7234

Nach eigenen Angaben der Immigrationsbehörde können Sie außerdem über diese Website einen Termin für die Antragstellung buchen. Laut den Erfahrungen bisheriger Stipendiatinnen und Stipendiaten ist eine vorherige Terminbuchung ratsam, da Besuche ohne Termin beim Immigration Services Bureau in der Regel mit sehr langen Wartezeiten verbunden sind.

Vergewissern Sie sich bitte beim Betreten der Immigrationsbehörde, dass Sie zu der richtigen Abteilung gelangen. In der Vergangenheit haben sich Personen in der falschen Abteilung beworben und mussten ihre Unterlagen erneut einreichen. Wenn Sie dem Informationsschalter mitteilen, dass Sie Ihren Visumsstatus von einem Student Visa in ein Cultural Activity Visa ändern möchten, werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Sie an die entsprechende Abteilung verweisen.

Hier finden Sie zusätzlich noch Informationen zum Bodenplan.

Vor Ihrem Besuch müssen Sie die folgenden Dokumente vorbereiten und dann beim Tokyo Regional Immigration Services Bureau einreichen.

1. Antragsformular（在留資格変更許可申請書：ざいりゅう しかく へんこう きょか しんせいしょ）
Siehe obige Erklärung.

2. Passfoto (40mmx30mm)
Es darf nicht älter als 3 Monate alt sein und sollte nicht mit dem Passfoto des Reisepasses identisch sein. Es muss diese Vorgaben erfüllen.
Das Passfoto wird auf Seite 1 des Antragsformulars aufgeklebt. Bitte schreiben Sie Ihren Namen auf die Rückseite, bevor Sie es aufkleben.

3. Bescheinigung der Sprachschule
Sie müssen den Nachweis erbringen, dass Ihr Unterricht an der Naganuma-Schule Ende Juni endet. Die entsprechenden Bescheinigungen, z. B. die Bescheinigung über den voraussichtlichen Abschluss (修了見込証明書: しゅうりょう みこみ しょうめいしょ), werden Ihnen Ende April von der Schule ausgestellt.

4. Bescheinigung Ihres Praktikumsgebers (ggf. ein Praktikumsvertrag)
Falls das Dokument Ihres Praktikumsgebers nicht auf Japanisch verfasst ist, müssen die folgenden drei Punkte ins Japanische übersetzt und eingereicht werden.

• Praktikumsdauer (von wann und wie lange Sie Ihr Praktikum machen)
• Praktikumsinhalte (u.a. Arbeitsbereich, Art der Ausbildung)
• Betrag des Zuschusses zu den Transport- und Lebenshaltungskosten (sofern relevant)

5. Beschreibung der Firma (z.B. Flyer, Ausdruck der Website, etc. – möglichst auf Japanisch)

6. Dokumente zu Ihrem DAAD-Stipendium und Erklärung für Ihren Antrag

• ドイツ政府国費奨学金プログラム「SP Japan（日本語学習と企業内研修）」第42期奨学生在留資格変更理由に係る件
• 奨学金授与証明書 (Stipendienzusage)
  * Die Stipendienzusage in japanischer Sprache haben Sie bereits am 12. Juni 2025 per E-Mail von Herrn Horita erhalten.

7. Dokument, das Ihren akademischen Hintergrund zusammenfasst (z.B. Ihr Lebenslauf auf Japanisch)
Dieses Dokument wird benötigt, um sicherzustellen, dass Ihr Praktikum mit dem zusammenhängt, was Sie bisher in Ihrem Studium gelernt haben. Es geht hierbei weniger um Ihre erbrachten Leistungen als um den Inhalt Ihrer bisherigen akademischen Ausbildung.

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Vergessen Sie beim Besuch der Behörde bitte nicht, ein Dokument zum Identitätsnachweis – z.B. Ihren Reisepass – sowie Ihre Residence Card (在留カード：ざいりゅうかーど) mitzubringen.

Wenn Ihr Antrag genehmigt wird, müssen Sie vor Ort eine Gebühr von 6.000 Yen bezahlen. Bitte bringen Sie auch diesen Betrag mit. Diese Gebühr wird nicht in bar bezahlt, sondern mit einer Marke „収入印紙（しゅうにゅう いんし）“, die Sie beim Regional Immigration Services Bureau kaufen können. Sie füllen dann das Formular „手 数 料 納 付 書（てすうりょう のうふしょ）“ aus, kleben die Marke auf das Formular und reichen das Dokument am Schalter ein.

Wenn Ihr Antrag bewilligt wird, erhalten Sie per Post eine Benachrichtigung mit Angabe des Zeitraums, in dem Sie das neue Visum abholen können. Das neue Visum ist ab dem Tag, an dem Sie es abholen, für eine Dauer von 6 Monaten gültig. Wenn Sie Ihr neues Visum also bspw. am 15. Juni abholen, wird es bis zum 15. Dezember gültig sein. Das heißt: Wenn Sie Ihr Visum zu früh abholen, kann es sein, dass Ihr Visum noch während Ihres Praktikums abläuft. Beachten Sie diesen Punkt deshalb unbedingt, wenn Sie den Tag der Visumsabholung festlegen.

Die obenstehenden Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt, aber die Entscheidung über die Änderung Ihres Visums liegt allein im Ermessen der zuständigen Beamtinnen und Beamten der Immigrationsbehörde. Sie sollten deren Ratschläge und Anweisungen bei der Durchführung dieses Verfahrens befolgen.

Abschließend möchten wir Sie darauf hinweisen, dass eine Visumsstatusänderung auch online beantragt werden kann. Dafür ist unter anderem eine speziell authentifizierte MyNumber-Card (マイナンバーカード) erforderlich, ebenso wie ein entsprechendes Kartenlesegerät. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
Da ein solcher Online-Antrag einige zusätzliche Vorbereitungsschritte erfordert und Sie bei der Online-Beantragung keine Möglichkeit haben, Rückfragen zu stellen, empfehlen wir Ihnen, den Antrag nach Möglichkeit persönlich vor Ort im Immigration Office zu stellen, wie oben beschrieben.

Allerdings bietet das Informationszentrum des Tokyo Regional Immigration Services Bureau, FRESC, nahe dem Bahnhof Yotsuya Unterstützung bei der Online-Beantragung an. Weitere offizielle Informationen zu diesem Service finden Sie hier.
Durch die Nutzung dieses Services bleibt die MyNumber-Card weiterhin erforderlich, jedoch entfällt die Notwendigkeit eines speziellen Kartenlesegeräts. Zudem erhält man Unterstützung bei der Überprüfung der Antragsunterlagen durch die Beamtinnen und Beamten vom FRESC. Das Tokyo Regional Immigration Services Bureau in Shinagawa ist bekannt dafür, dass die Wartezeiten ohne vorherige Terminvereinbarung äußerst lang sein können. Daher könnte es für Sie eine sinnvolle Option sein, die Unterstützung bei der Online-Beantragung im FRESC zu nutzen, um den Antrag auf Visumsstatusänderung zu stellen.

Bei einem Praktikum außerhalb von Tokyo, das mit einem Umzug verbunden ist, gilt Folgendes zu beachten:

Die Regional Immigration Services Bureaus sind jeweils für bestimmte Regionen zuständig. Das bedeutet: Wenn Sie für Ihr Praktikum innerhalb des Zuständigkeitsbereichs des Tokyo Regional Immigration Services Bureau umziehen, ist dieser Hinweis nicht relevant.

Ein Beispiel: Eine Stipendiatin bzw. ein Stipendiat des SP-Japan-Programms absolviert ein Praktikum in Okinawa und muss dafür von Tokyo nach Okinawa umziehen.
In diesem Fall sind zwei Szenarien denkbar:

1. Der Antrag auf Visumsstatusänderung wird in Tokyo gestellt und das neue Visum wird in Okinawa ausgestellt.
2. Der Antrag wird in Tokyo gestellt, das neue Visum in Tokyo abgeholt, und anschließend erfolgt der Umzug nach Okinawa mit dortiger Anmeldung des neuen Wohnsitzes.

Variante 1 ist aufgrund der komplexen Abläufe nicht zu empfehlen.
Auf Grundlage bisheriger Erfahrungen ist Variante 2 in der Regel besser geeignet.

Das konkrete Vorgehen bei Variante 2 sieht wie folgt aus:

1. Antrag auf Visumsstatusänderung beim Tokyo Regional Immigration Services Bureau bis spätestens acht Wochen bevor das neue Visum benötigt wird (d. h. bis etwa 1. Mai, wenn das neue Visum ab dem 1. Juli gelten soll)
2. Höfliche Mitteilung an die zuständige Beamtin bzw. den zuständigen Beamten des Immigration Services Bureaus, dass Sie das neue Visum zwar in Tokyo abholen möchten, jedoch unmittelbar danach nach Okinawa umziehen werden – Bitte um Unterstützung, damit das neue Visum unbedingt bis spätestens 1. Juli ausgestellt wird. (Die DAAD-Außenstelle Tokyo stellt für diesen Zweck ein entsprechendes Schreiben zur Verfügung – bitte wenden Sie sich diesbezüglich an Herrn Horita.)
3. Suche nach einer neuen Wohnung in Okinawa
4. Abmeldung des Wohnsitzes (転出届：てんしゅつとどけ) bei der für Ihre Adresse in Tokyo zuständigen Stadt- bzw. Gemeindeverwaltung zum passenden Zeitpunkt
5. Abholung des neuen Visums am 30. Juni oder 1. Juli beim Tokyo Regional Immigration Services Bureau, sobald Sie die Postkarte mit der Benachrichtigung über die Ausstellung des neuen Visums erhalten haben
6. Umzug nach Okinawa (Bitte ausreichend Zeit für mögliche lange Wartezeiten beim Tokyo Regional Immigration Services Bureau einplanen, insbesondere bei der Buchung von Verkehrsmitteln.)
7. Anmeldung des neuen Wohnsitzes (転入届：てんにゅうとどけ) in Okinawa beim Einwohnermeldeamt (Bitte bringen Sie unbedingt Ihre neue Residence Card mit – ohne diese ist eine Anmeldung nicht möglich.)

Diese Hinweise beruhen auf Auskünften und Ratschlägen, die die DAAD-Außenstelle Tokyo vom Tokyo Regional Immigration Services Bureau erhalten hat.
Bitte beachten Sie: Die konkrete Vorgehensweise kann sich je nach Situation oder zuständiger Beamtin bzw. zuständigem Beamten ändern. In solchen Fällen folgen Sie bitte den jeweiligen Anweisungen der Behörde.