Stellenausschreibung: Assistenz – Veranstaltungsorganisation und Administration

Die Außenstelle Tokyo des Deutschen Akademischen Austauschdienstes (DAAD) sucht für das Deutsche Wissenschafts- und Innovationshaus (DWIH) Tokyo zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n engagierte:n und vielseitige:n Mitarbeiter:in (m/w/d) als „Assistenz – Veranstaltungsorganisation und Administration“ (Vollzeit 100%).

Der Deutsche Akademische Austauschdienst e.V. (DAAD) ist die gemeinsame Organisation der deutschen Hochschulen zur Förderung der internationalen wissenschaftlichen Zusammenarbeit und des akademischen Austausches. Das Deutsche Wissenschafts- und Innovationshaus Tokyo (DWIH Tokyo) ist Teil der DAAD-Außenstelle Tokyo und ein Gemeinschaftsvorhaben des Auswärtigen Amtes und der Allianz der Wissenschaftsorganisationen. Das DWIH verfolgt das Ziel, Deutschland als Forschungs-, Wissenschafts- und Innovationsstandort zu stärken. Als „Schaufenster“ und gemeinsamer Auftritt deutscher Wissenschaftsorganisationen bewirbt es den Forschungs- und Innovationsstandort Deutschland in Japan, erhöht das Wissen über die deutsche Forschungs- und Innovationslandschaft, fördert Netzwerke zwischen Wissenschaft und Wirtschaft und berät interessierte Forschende.

Der/die Stelleninhaber:in übernimmt grundlegende administrative, logistische und organisatorische Aufgaben im Team des DWIH Tokyo.

Die Tätigkeit umfasst u.a. folgende Aufgaben:

• Veranstaltungsorganisation (Logistik, Teilnehmermanagement)
• Unterstützung bei der Kontaktpflege und des Auf- und Ausbaus des DWIH-Netzwerkes
• Vorbereitung von Vergabeverfahren und Koordination der Agenturen für Print, Design und Eventmanagement
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Anfragen japanischer und deutscher Partner
• Unterstützung der Projektmittelkalkulation (inkl. Jahresbudget), Abrechnung und Monitoring
• Recherche zu DWIH-relevanten Veranstaltungen, News, Ausschreibungen etc.
• Assistenz bei der Projektadministration und -dokumentation
• Bürodienst und Sekretariatsaufgaben
• Telefondienst und Posteingang.

Anforderungsprofil:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (mind. BA)
• Berufserfahrung in der Büroorganisation, Administration oder im Eventmanagement (Logistik)
• Verhandlungssichere Japanischkenntnisse (Muttersprachenniveau oder JLPT N1), gute Englisch- (mind. B2) sowie gute Deutschkenntnisse (mind. B1) in Wort und Schrift
• Erfahrungen in der Projektadministration, Rechnungslegung oder Budgetüberwachung sind von großem Vorteil
• Interesse an Wissenschaft, Innovation und internationalem Austausch sowie Kenntnisse der japanischen und deutschen Hochschul- und Forschungslandschaft
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit, hohe interkulturelle Kompetenz
• Strukturierte Arbeitsweise, Organisationsgeschick, Zahlenaffinität und Flexibilität
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (insbesondere Word und Excel).

Unser Angebot

Wir bieten einen attraktiven Arbeitsplatz mit einer ortsüblichen Vergütung in einem interkulturellen Team, die Option, max. zweimal pro Woche mobil zu arbeiten, und ein familienfreundliches Arbeitsklima sowie ein mehrsprachiges, internationales Arbeitsumfeld.

Einzureichende Unterlagen:

• Motivationsschreiben (auf Englisch oder Deutsch, sowie zusätzlich auf Japanisch)
• Tabellarischer Lebenslauf (auf Englisch oder Deutsch) sowie japanische Lebensläufe (Rirekisho und Shokumukeirekisho)
• Qualifikationsnachweise (in Originalsprache)
• Sprachnachweise
• ggf. Arbeitszeugnisse und Referenzen (in Originalsprache)

Bitte laden Sie die Unterlagen gesammelt als ein PDF-Dokument bis spätestens 28.05.2026 (17 Uhr JST) über den untenstehenden Link hoch:
https://www.daad.de/surveys/594898?lang=de

Die Interviews für ausgewählte Bewerber:innen sind für die Woche vom 1. Juni 2026 geplant.

Kontakt:

Tamayo Suzuki
Deutscher Akademischer Austauschdienst (DAAD)
Akasaka 7-5-56, Minato-ku, Tokyo, 107-0052 Japan
Tel: 03-3582-5962
E-Mail: suzuki@daadjp.com