• 01.05.2024 (Mittwoch): Entscheidung über Ihren Praktikumsplatz
• 15.05.2024 (Mittwoch): Abgabe Ihres Praktikumsvertrages bzw. Ihrer Praktikumsbestätigung an die DAAD-Außenstelle Tokyo
  *Bitte lassen Sie mir vor offiziellem Vertragsabschluss zwischen Ihnen und dem Praktikumsunternehmen einen Entwurf des Vertrages zukommen. Sollte der Inhalt des Vertrages nicht den Anforderungen des DAAD entsprechen, muss der Vertrag vor Abschluss noch einmal überarbeitet werden.
• 20.05.2024 (Montag): Antrag zur Änderung Ihres Visumsstatus beim Tokyo Regional Immigration Services Bureau

Für das Praktikum, das Sie von Juli bis Dezember absolvieren werden, sind im Hinblick auf die Anforderungen des DAAD und auch der Visabestimmungen des Cultural Activities Visa (文化活動ビザ:ぶんかかつどう) die folgenden Punkte zu berücksichtigen.

• Arbeitszeit: Vollzeit
• Praktikumsdauer: vom 01.07.2024 bis 31.12.2024
  *Der Praktikumsvertrag muss zum 01.07.2024 beginnen und das Vertragsende sollte (nach Möglichkeit) der 31.12.2024 sein.
• Tätigkeiten des Praktikums: Die Tätigkeiten sollten einen engen Bezug zu Ihrem Studienfach haben.
• Urlaub: bis zu 10 Tage
• Entlohnung: Das Praktikum sollte unbezahlt sein und muss im Antragsformular des Visums auch so ausgewiesen sein. Eine Aufwandsentschädigung für Fahrtkosten etc. sollte möglichst nicht zu hoch sein. Aufgrund der Bestimmungen des Visums und der DAAD-Stipendien liegt der Höchstbetrag bei ca. 40.000 Yen.

Beim Zusammenstellen der notwendigen Unterlagen für Ihren Antrag auf Visumsstatusänderung müssen Sie Ihren Praktikumsgeber um die folgenden drei Dokumente bitten.

1. Praktikumsnachweis
Laut Auskunft des Tokyo Regional Immigration Services Bureau wird ein Nachweis gefordert, der die folgenden Punkte enthält.

• Dauer Ihres Praktikums
• Detaillierte Informationen zum Inhalt Ihres Praktikums: z. B. bereits geplante, konkrete Aufgaben
• Betrag des finanziellen Zuschusses, den Sie von Ihrem Praktikumsgeber erhalten (sofern relevant)

Die Art des Zuschusses sollte im Dokument klar benannt werden. Falls bspw. Ihre Fahrtkosten vom Praktikumsgeber gedeckt werden, sollte dies im Praktikumsnachweis wie folgt erwähnt werden: „Die Fahrtkosten werden bis zu einem Höchstbetrag von XXX Yen pro Monat bezahlt.“
Wenn die drei oben genannten Punkte bereits im Praktikumsvertrag enthalten sind, können Sie auch den Vertrag als Nachweis verwenden. Falls der Vertrag nicht auf Japanisch verfasst ist, müssen die obengenannten Passagen durch die Firmen ins Japanische übersetzt werden. Zu Ihrer Information und damit Sie Ihrem Praktikumsgeber den Inhalt einfacher erklären können, finden Sie hier (「研修受入承諾書 フォーマット例（けんしゅう うけいれ しょうだくしょ フォーマットれい）(Word)」und 「研修受入承諾書 記載例（けんしゅう うけいれ しょうだくしょ きさいれい）(PDF)」) ein Beispiel des Nachweises auf Japanisch.

2. Antragsformular zur Visumsstatusänderung „在留資格変更許可申請書：ざいりゅうしかく へんこう きょかしんせいしょ“
Das aktuelle Formular (im Excel-Format) kann unter dem folgenden Link der Immigrationsbehörde (http://www.moj.go.jp/isa/content/930004071.xlsx) heruntergeladen werden.
Den obenstehenden Link finden Sie auch hier, „４　【芸術】・【文化活動】（げいじゅつ ぶんかかつどう）“, da Sie Ihr Visum von einem Student Visa (留学ビザ：りゅうがくビザ) in ein Cultural Activities Visa (文化活動ビザ) ändern müssen.

© DAAD Tokyo

Im Excel-Format gibt es mehrere Seiten; einige für den Antragstellenden（申請人：しんせいにん） und eines für die Organisation（所属機関：しょぞくきかん）. In diesem Fall sind Sie 申請人 und Ihr Praktikumsgeber 所属機関. Daher ist es unbedingt erforderlich, dass die Ansprechpartnerinnen oder Ansprechpartner Ihres Praktikumsunternehmens auf der Seite „所属機関用1J“ die erforderlichen Informationen eintragen.
Im PDF „在留資格変更許可申請書 参考資料：ざいりゅうしかくへんこうきょかしんせいしょ さんこうしりょう” finden Sie Hinweise zum Ausfüllen dieses Formulars. Diese können Sie Ihrem Praktikumsgeber zur Veranschaulichung weiterleiten. Ein vorausgefülltes Antragsformular (als Beispiel) finden Sie auch hier „Beispiel für das Antragsformular zur Visumsstatusänderung (Excel)“. Bitte passen Sie den Inhalt Ihrer Situation entsprechend an.

3. Vorstellung der Firma
Sie sollten neben dem obengenannten Nachweis auch Materialien einreichen, die das Unternehmen vorstellen, z.B. eine Unternehmensbroschüre oder einen Ausdruck der Website, etc. – möglichst auf Japanisch, damit die zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter des Tokyo Regional Immigration Services Bureau das Geschäftsmodell Ihres Praktikumsgebers nachvollziehen können.

Um Ihnen die Erklärung an Ihren Praktikumsgeber zu erleichtern, können Sie das folgende Anschreiben „研修受け入れのお願い：けんしゅう うけいれの おねがい(PDF)“ verwenden, welches auf Japanisch verfasst ist und alle relevanten Informationen zusammenfasst. Dieses Dokument wird Ihnen hoffentlich als nützliche Ressource dienen, wenn Sie Ihren Praktikumsgeber um die Erstellung Ihrer Dokumente bitten.

Damit Sie Ihr Praktikum im Juli 2024 pünktlich beginnen können, müssen Sie Ihr Visum von „Student (留学：りゅうがく)” auf „Cultural Activity (文化活動：ぶんかかつどう)” ändern. Dazu müssen Sie persönlich zum Tokyo Regional Immigration Services Bureau (東京出入国在留管理局：とうきょう しゅつにゅうこく ざいりゅう かんりきょく) gehen, und Ihre Antragsunterlagen einreichen.

Die Anfahrtsbeschreibung zum Tokyo Regional Immigration Services Bureau können Sie dem folgenden Link entnehmen. Vom Shinagawa-Bahnhof fährt auch ein Bus, der direkt vor dem Gebäude der Immigrationsbehörde hält.

Adresse: 東京都港区港南5-5-30

Die Öffnungszeiten sind Montag bis Freitag von 09:00 bis 16:00 Uhr (außer an Feiertagen). Falls Sie sich im Voraus über eventuelle Änderungen informieren möchten, können Sie die folgende Telefonnummer kontaktieren: 0570-034259 oder 03-5796-7234

Nach eigenen Angaben der Immigrationsbehörde können Sie außerdem über diese Website einen Termin für die Antragstellung buchen.

Vergewissern Sie sich bitte beim Betreten der Immigrationsbehörde, dass Sie zu der richtigen Abteilung gelangen. In der Vergangenheit haben sich Personen in der falschen Abteilung beworben und mussten ihre Unterlagen erneut einreichen. Wenn Sie dem Informationsschalter mitteilen, dass Sie Ihren Visumsstatus von einem Student Visa in ein Cultural Activity Visa ändern möchten, werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Sie an die entsprechende Abteilung verweisen.

Hier finden Sie zusätzlich noch Informationen zum Bodenplan.

Vor Ihrem Besuch müssen Sie die folgenden Dokumente vorbereiten und dann beim Tokyo Regional Immigration Services Bureau einreichen.

1. Antragsformular（在留資格変更許可申請書：ざいりゅう しかく へんこう きょか しんせいしょ）
Siehe obige Erklärung.

2. Passfoto (40mmx30mm)
Es darf nicht älter als 3 Monate alt sein und sollte nicht mit dem Passfoto des Reisepasses identisch sein. Es muss diese Vorgaben erfüllen.
Das Passfoto wird auf Seite 1 des Antragsformulars aufgeklebt. Bitte schreiben Sie Ihren Namen auf die Rückseite, bevor Sie es aufkleben.

3. Bescheinigung der Sprachschule
Sie müssen den Nachweis erbringen, dass Ihr Unterricht an der Naganuma-Schule Ende Juni endet. Die entsprechenden Bescheinigungen werden Ihnen Anfang Mai von der Schule ausgestellt.

4. Bescheinigung Ihres Praktikumsgebers (ggf. ein Praktikumsvertrag)
Falls das Dokument Ihres Praktikumsgebers nicht auf Japanisch verfasst ist, müssen die folgenden drei Punkte ins Japanische übersetzt und eingereicht werden.

• Praktikumsdauer (von wann und wie lange Sie Ihr Praktikum machen)
• Praktikumsinhalte (u.a. Arbeitsbereich, Art der Ausbildung)
• Betrag des Zuschusses zu den Transport- und Lebenshaltungskosten (sofern relevant)

5. Beschreibung der Firma (z.B. Flyer, Ausdruck der Website, etc. – möglichst auf Japanisch)

6. Dokumente zu Ihrem DAAD-Stipendium und Erklärung für Ihren Antrag

• ドイツ政府国費奨学金プログラム「SP Japan（日本語学習と企業内研修）」第40期奨学生在留資格変更理由に係る件
• 奨学金授与証明書 (Stipendienzusage)
  * Die Stipendienzusage haben Sie am 21. Juli 2023 bereits in japanischer Fassung per E-Mail von mir erhalten.

7. Dokument, das Ihren akademischen Hintergrund zusammenfasst (z.B. Ihr Lebenslauf auf Japanisch)
Dieses Dokument wird benötigt, um sicherzustellen, dass Ihr Praktikum mit dem zusammenhängt, was Sie bisher in Ihrem Studium gelernt haben. Es geht hierbei weniger um Ihre erbrachten Leistungen als um den Inhalt Ihrer bisherigen akademischen Ausbildung.

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Vergessen Sie beim Besuch der Behörde bitte nicht, ein Dokument zum Identitätsnachweis – z.B. Ihren Reisepass – sowie Ihre Residence Card (在留カード：ざいりゅうかーど) mitzubringen.

Wenn Ihr Antrag genehmigt wird, müssen Sie vor Ort eine Gebühr von 4.000 Yen bezahlen. Bitte bringen Sie auch diesen Betrag mit. Diese Gebühr wird nicht in bar bezahlt, sondern mit einer Marke „収入印紙（しゅうにゅう いんし）“, die Sie beim Regional Immigration Services Bureau kaufen können. Sie füllen dann das Formular „手 数 料 納 付 書（てすうりょう のうふしょ）“ aus, kleben die Marke auf das Formular und reichen das Dokument am Schalter ein.

Wenn Ihr Antrag bewilligt wird, erhalten Sie per Post eine Benachrichtigung mit Angabe des Zeitraums, in dem Sie das neue Visum abholen können. Das neue Visum ist ab dem Tag, an dem Sie es abholen, für eine Dauer von 6 Monaten gültig. Wenn Sie Ihr neues Visum also bspw. am 20. Juni abholen, wird es bis zum 20. Dezember gültig sein. Das heißt: Wenn Sie Ihr Visum zu früh abholen, kann es sein, dass Ihr Visum noch während Ihres Praktikums abläuft. Beachten Sie diesen Punkt deshalb unbedingt, wenn Sie den Tag der Visumsabholung festlegen.

Die obenstehenden Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt, aber die Entscheidung über die Änderung Ihres Visums liegt allein im Ermessen der zuständigen Beamtinnen und Beamten der Immigrationsbehörde. Sie sollten deren Ratschläge und Anweisungen bei der Durchführung dieses Verfahrens befolgen.

Abschließend möchten wir Sie noch darauf hinweisen, dass es auch die Möglichkeit gibt, eine Visumsstatusänderung online zu beantragen. Dafür ist u.a. eine speziell authentifizierte MyNumber-Card (マイナンバーカード) erforderlich sowie ein entsprechendes Kartenlesegerät. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
Da ein solcher Online-Antrag einige zusätzliche Schritte der Vorbereitung erfordert und Sie zudem bei der Online-Beantragung keine Möglichkeit haben, Rückfragen zu stellen, empfehlen wir Ihnen, den Antrag möglichst wie oben beschrieben persönlich vor Ort im Immigration Office zu stellen.